Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAOWillkommen an Board
Onboarding
Zugangsdaten, Arbeitsplatz, kurzer Rundgang – und los geht’s? Nicht ganz. Damit der Jobeinstieg gut gelingt, Mitarbeitende schnell im Team ankommen und sich im Haus zurechtfinden, braucht es ein gutes Onboarding. Wie sich das gestalten lässt, zeigt ein Whitepaper der Fraunhofer HNFIZ.
Der erste Tag in einem neuen Unternehmen ist nicht nur geprägt von Vorfreude, Unsicherheit und vielen neuen Eindrücken, sondern markiert auch einen wichtigen Moment: den Beginn einer beruflichen Beziehung, die bestenfalls lange anhält. Umso wichtiger ist es, neuen Mitarbeitenden Orientierung zu bieten und sie fachlich, aber auch emotional und kulturell einzubinden. Fachliches lässt sich erklären – Kultur kann aber nur erlebt werden. Daher stellen die Forschenden der Fraunhofer Heilbronn Forschungs- und Innovationszentren HNFIZ im Whitepaper »Das Onboarding in Unternehmen wirksam gestalten« die oft unterschätzte psychologische Ebene in den Fokus und verstehen das Onboarding als strategische Aufgabe. Drei Einflussfaktoren sind hierbei zentral: ein generationensensibles Miteinander, gezielter Wissenstransfer und eine Führung, die Klarheit und Sicherheit schafft. Mit dem »Transformations- und Innovationsnavigator« (TIN) stellt das Autorenteam zudem ein Tool vor, mit dem Organisationen ihr Onboarding systematisch weiterentwickeln können. Folgende Praxistipps zeigen, welche Maßnahmen sich direkt umsetzen lassen. Das Whitepaper können Sie online kostenlos downloaden.
1. Willkommenspaket
Ein gut durchdachtes Willkommenspaket erleichtert den Einstieg in den neuen Job enorm, ist in vielen Unternehmen auch Standard. Es bündelt wichtige Informationen zum Haus, dem Team, Ansprechpersonen und Tools – kompakt und übersichtlich. Besonders hilfreich ist hierbei, Fotos von wichtigen Kontaktpersonen beizulegen, darunter jener, die man am ersten Arbeitstag trifft. Das gibt emotionale Sicherheit und baut Hemmungen ab. Für einen entspannten Start ins neue Umfeld.
2. Kaffee-Roulette
Gute soziale Kontakte sind die Basis, um sich im Job wohlzufühlen. Für neue Mitarbeitende gilt das besonders. Doch in Zeiten von Homeoffice können spontane Begegnungen fehlen. Eine einfache Lösung ist das Kaffee-Roulette. Nach einem internen Aufruf melden sich Interessierte an und werden per Los einander zugeteilt. Für rund 20 Minuten treffen sie sich auf einen Kaffee – vor Ort oder virtuell – und kommen miteinander ins Gespräch. Ob sie über Fachliches oder Privates plaudern, bleibt ihnen überlassen. Idealer Turnus: einmal pro Quartal.
3. Mentorenprogramm
Jedes Unternehmen tickt anders. Es hat seine eigenen Strukturen, Prozesse und kulturellen Codes. Für Neue ist das nicht auf Anhieb greifbar. Ein klug aufgesetztes Mentorenprogramm schafft hier Orientierung und unterstützt beim Ankommen. Die Kernidee: Eine erfahrene Person – bewusst außerhalb der eigenen Abteilung – steht als eine Art persönlicher Guide bereit, beantwortet Fragen, öffnet Türen, erklärt Netzwerke, interne Spielregeln und kulturelle Besonderheiten. Eine ideale Ergänzung zur fachlichen Einarbeitung.
4. Mission-based Teams
In jedem Betrieb gibt es bereichsübergreifende Themen, die für die gesamte Belegschaft relevant sind – etwa Künstliche Intelligenz und Digitalisierung, Weiterbildung und Kultur-Themen. Häufig werden dafür kleine Task Forces gegründet, die klar definierte Aufgaben eigenverantwortlich übernehmen. Neue Mitarbeitende an dieser Stelle früh einzubinden, bringt Vorteile: Sie können sich einbringen, bleiben motiviert und lernen voneinander. Außerdem bringt es ihnen Wertschätzung ein, und sie knüpfen von Beginn an wertvolle Kontakte im Haus.
5. Pizza Pitch
Der Pizza Pitch ist ein lockeres internes Format für Ideen in der Frühphase. Wer ein neues Produkt oder Projekt starten möchte, kann seine Ideen zehn Minuten lang vor einer Jury präsentieren und erhält fundiertes Feedback. Diese arbeitet nach dem »8-Hüte«-Prinzip von Edward de Bono, einem maltesischen Mediziner und Kognitionswissenschaftler: Einer übernimmt etwa die Rolle des Kritikers, der Schwachstellen beleuchtet, während die Visionärin groß denkt. Die so gewonnenen Erkenntnisse helfen, die Idee weiterzuentwickeln. Die Runde endet mit Pizza und Gesprächen – für Austausch und Vernetzung.
6. Generationen-Dialog
Wo mehrere Generationen zusammenarbeiten, treffen nicht selten verschiedene Erfahrungen, Werte und Erwartungen aufeinander. Ein gezielter Generationen-Dialog kann Kolleginnen und Kollegen miteinander ins Gespräch bringen. Im Austausch wird deutlich, was sie jeweils geprägt hat und in welcher Lebensphase der Einzelne steht – ob er womöglich kleine Kinder hat oder pflegebedürftige Eltern. Das schafft Verständnis, reduziert Missverständnisse und fördert realistischere Erwartungen. Eine wichtige Grundlage für gelingende Zusammenarbeit.
7. Geschäftsführung unplugged
Ein sehr beliebtes Format. Alle sechs bis acht Wochen stellt sich die Geschäftsführung in einem offenen Online-Meeting den Fragen der Belegschaft. Diese werden vorab gesammelt und können fachlicher, strategischer oder persönlicher Natur sein. Das schafft Transparenz und Nähe, denn die Leitung erfährt, was Mitarbeitende bewegt, gleichzeitig wirkt sie durch persönliche Einblicke nahbarer. So entstehen Vertrauen und Bindung. Mögliche Fragen: Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial? Oder: Welche historische Persönlichkeit würden Sie gern einmal treffen?
