Corona-Krise als Digitalisierungskatalysator in Verwaltungen

Corona-Krise als Digitalisierungskatalysator in Verwaltungen
© BlackJack3D – iStock, Fraunhofer IAO

 

Kurzstudie des Fraunhofer IAO und der Digitalakademie@bw zeigt: 89 Prozent der baden-württembergischen Kommunen und Landkreise reagieren mit digitalen Lösungen

Der plötzliche Stillstand im März 2020 hat auch die Kommunen im Land Baden-Württemberg unvorbereitet überrascht und Verwaltungsangestellte quasi über Nacht ins Homeoffice versetzt. Aus den Ergebnissen einer Online-Umfrage haben das Fraunhofer IAO und Digitalakademie@bw eine Übersicht erstellt, inwiefern und an welchen Stellen sich digitale Werkzeuge, Prozesse und Anwendungen in den Kommunalverwaltungen seit dem Lockdown bewährt haben.

Die Corona-Krise und der damit einhergehende Ausnahmezustand haben sich in vielerlei Hinsicht als Katalysator für die Digitalisierung im gesamten Land herausgestellt. Von einem Tag auf den anderen mussten viele Prozesse, Dienstleistungen und Abläufe in die digitale Welt übertragen werden. Hierbei waren all jene Kommunalverwaltungen im Vorteil, die sich bereits vor der Krise mit den Chancen von digitalen Werkzeugen und Leistungen befasst und entsprechende Strukturen aufgebaut haben, die sie nun kurzfristig einsetzen konnten. Die Digitalakademie@bw und ihre Partner, darunter auch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, unterstützen baden-württembergische Kommunen bereits seit Jahren mit digitalen Weiterbildungsangeboten, neuen OZG-Prozessen, innovativen Formaten oder konkreten IT-Lösungen.

Doch inwiefern haben die Kommunen auf digitale Lösungen gesetzt und diese auch realisiert? Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, haben die Geschäftsstelle und das Kommunale InnovationsCenter (kurz KIC@bw) der Digitalakademie@bw im Mai eine Umfrage unter Mitarbeitenden und Führungskräften in den Verwaltungen der Kommunen und Landkreise durchgeführt. »Ziel der Erhebung war es für uns, die positiven Effekte bisheriger Digitalprojekte zu erfassen und Erkenntnisse für zukünftige Maßnahmen abzuleiten«, erklärt Steffen Braun, Institutsdirektor am Fraunhofer IAO und Initiator der Studie. 63 Kommunen und Landkreise nahmen an der Online-Umfrage teil und meldeten umgesetzte Praxisbeispiele zurück. In der Kurzstudie »BW-Kommunen vs. Corona. Good-Practices kommunaler digitaler Anwendungen für Baden-Württemberg in der Corona-Krise« sind die Ergebnisse zusammengefasst.

Leitthema »Digital hilft« der Landesstrategie digital@bw auf dem Prüfstand

Die zentralen Ergebnisse der Kurzstudie bestätigen, dass sich das im Jahr 2019 gewählte Leitthema »Digital hilft« der Landesstrategie digital@bw während der Krise an vielen Stellen beweisen konnte. 89 Prozent der befragten Kommunen nutzen seit dem Lockdown digitale Anwendungen, um Grundfunktionen der Daseinsfürsorge zu erhalten oder bestehende Prozesse digital zu gewährleisten. Dabei kommen am häufigsten kommunale Apps für Bürgerinformationen und Kommunikation zum Einsatz. Zudem werden auch Ehrenamtsplattformen und digitale Verwaltungsprozesse zur Gewährleistung der Bürgerdienste sowie virtuelle Kollaborationswerkzeuge eingesetzt. Knapp 40 Prozent der genannten Maßnahmen resultieren dabei aus Förderprogrammen des Landes wie »Future Communities 4.0« oder »Digitale Zukunftskommunen@bw«.

Gleichzeitig haben einige Städte auch eigene innovative Projekte umgesetzt. So hat beispielweise die Stadt Bühl eine kostenlose Videokonferenzplattform für ihre Bürgerinnen und Bürger eingerichtet. Somit können Vereinssitzungen, Familientreffen oder Gruppenunterricht der Musikschule trotz der physischen Distanz weiter stattfinden. Die Stadt Pforzheim hat hingegen eine Gutscheinplattform zur Unterstützung des Einzelhandels entwickelt. Auffallend ist dabei, dass einige Lösungen mit vergleichsweise geringen Kosten umgesetzt werden konnten, da Open-Source-Software zum Einsatz kam.

Ergebnisse zeigen steigenden Bedarf an innovativen Digitalisierungsangeboten und Optimierungsbedarf

Zwar berichteten Stadtverwaltungen wie Herrenberg, dass sie durch zahlreiche digitale Projekte und den damit verbundenen kulturellen Wandel insgesamt gut auf die Krise vorbereitet waren. Dennoch offenbart die Studie auch nach wie vor bestehenden Handlungs- und Verbesserungsbedarf. Zukünftig solle dazu noch mehr auf gemeinsam agierende Netzwerke und Wissenstransfer gesetzt werden. Als zukunftsentscheidenden Aspekt sahen die Kommunen die nachhaltige Entwicklung resilienter IT-Strukturen sowie deren einfache Transferierbarkeit in Verwaltungsstrukturen und -prozesse. Außerdem wurde die hohe Relevanz von Open-Source-Software und offenen Verwaltungsdaten (Open Data) deutlich, um schnell datenbasierte Entscheidungen zu unterstützen oder offene IT-Infrastrukturen anzubieten.

Doch aus den Ergebnissen geht ein deutlicher Trend hin zu mehr digitalen Anwendungen in den Kommunen hervor. Allein 72 Prozent der Befragten sehen durch die Corona-Situation eine grundsätzliche Steigerung der Relevanz von Digitalisierung und weitere 20 Prozent eine Beschleunigung einzelner digitaler Innovationen in der Verwaltung. Die Studienergebnisse wurden am 19. Juni 2020 beim nationalen Digitaltag im Rahmen der Digitalkonferenz »genial.digital« vom Fraunhofer IAO zusammen mit dem Innenministerium Baden-Württemberg vorgestellt.