Homeoffice, hybride Arbeitsformen und Desksharing: Flexible Arbeitsformen führen dazu, dass viele Arbeitsplätze nicht mehr dauerhaft genutzt werden. Das spart Kosten, birgt jedoch auch soziale Herausforderungen, denn das Büro ist ein Ort für soziale Bindung, Wissensaustausch, Innovation und Teamkultur. Die Studie »Office Experience« des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO untersucht, wie Büroflächen künftig ressourceneffizient, teamorientiert und innovationsfördernd gestaltet werden können. Hierfür wurden sechs potenzielle Nutzungs- und Austauschformate für das Büro der Zukunft entwickelt und anschließend durch eine Befragung bewertet. Die Studie zeigt: Zusammenarbeitsfördernde und zugleich flexible Nutzungsmodelle bieten die größten Chancen auf Akzeptanz und Wirksamkeit.
Gezielter Austausch als Erfolgsfaktor
In der Befragung erzielen die Lösungsansätze, die Begegnung und Austausch unter Beibehaltung gewisser Flexibilität fördern, die höchste Akzeptanz und Umsetzungswahrscheinlichkeit. »Flexibilität ist Arbeitnehmenden besonders wichtig, deshalb ist gezielter Austausch der Schlüsselfaktor«, erklärt Milena Bockstahler, wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer IAO. Besonders attraktiv auf Mitarbeitende wirken »Social Matching« und der »Team-Besuchstag«.
»Social Matching« nutzt digitale Algorithmen, um gezielt fachliche und soziale Begegnungen im Büro zu fördern, indem Sitzplatzkombinationen vorgeschlagen werden. Beim »Team-Besuchstag« arbeiten verschiedene Teams einen Tag lang vor Ort zusammen, um das bereichsübergreifende Lernen zu stärken oder ungenutzte Synergien zu erkennen. Der Besuchstag umfasst unter anderem gemeinsame Pausen und Reflexionsrunden für die Vernetzung und den Wissenstransfer.
Die Befragung zeigt, dass vor allem flexible Nutzungsmodelle, die sich gut in bestehende Strukturen einbauen lassen und den Austausch gezielt fördern, den Teamzusammenhalt stärken und sich positiv auf Arbeitszufriedenheit, Zusammenarbeit und Leistungsbereitschaft auswirken.
Ein Konzept für Pendler? Die »Office-WG«
Konzepte wie die »Office-WG«, die eine umfassende räumliche oder soziale Neuorganisation voraussetzen, stoßen hingegen auf deutliche Skepsis. Die Idee der »Office-WG«, die Arbeiten und temporäres Wohnen kombiniert, um intensive Phasen der Zusammenarbeit zu ermöglichen, wird sowohl von Mitarbeitenden als auch von Arbeitgebenden als kaum realisierbar angesehen. »Für eine Office-WG bedarf es tiefgreifendere Veränderungen und Umstrukturierungen, was die Umsetzung in der Realität schwerer macht«, so Bockstahler. Für Beschäftigte mit langen Pendelwegen bietet das Konzept der »Office-WG« jedoch einen deutlichen Mehrwert im Hinblick auf Zufriedenheit, Motivation und Realisierbarkeit.
Das Verbundforschungsprojekt OFFICE 21®
Das Verbundprojekt OFFICE 21® vom Fraunhofer IAO erforscht zusammen mit einem interdisziplinären Netzwerk von Wissenschaft, Lösungsanbietern und Unternehmen die heutigen und künftigen Entwicklungen der Büro- und Wissensarbeit. Ziel ist es, Veränderungen frühzeitig zu erkennen und konkrete Handlungsempfehlungen für neue Arbeitswelten in Unternehmen zu entwickeln.
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO