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Das Webinar zeigt, welche Handlungsoptionen Künstliche Intelligenz (KI) Organisationen mit hohen Anforderungen an Verwaltungsprozesse bietet und wie sie erste Schritte sicher und kontrolliert gestalten können.

Künstliche Intelligenz bietet enormes Potenzial für effizientere Verwaltungs- und Geschäftsprozesse – doch Datenschutz, Compliance und Governance bremsen die Einführung oft aus. KI kann Verwaltungsaufgaben spürbar vereinfachen: wiederkehrende Texte erstellen, Formulare vorbereiten, Bedarfe strukturieren, Stellenanzeigen formulieren oder Arbeitszeugnisse entwerfen. Gerade Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Informationssicherheit stehen jedoch vor einer zentralen Herausforderung: Die Potenziale von KI sind sichtbar, gleichzeitig bremsen Unsicherheiten im Umgang mit sensiblen Daten, rechtlichen Vorgaben, internen Richtlinien und der Nachvollziehbarkeit von Ergebnissen die Einführung.

​Das Webinar ordnet die aktuelle KI-Landschaft für administrative Anwendungsfälle praxisnah ein. Expertinnen und Experten des Fraunhofer IAO beleuchten relevante regulatorische und organisatorische Anforderungen – von DSGVO und BDSG über den EU AI Act bis zu Mitbestimmung, Informationssicherheit und internen Governance-Vorgaben. Dabei wird deutlich: Auch der Verzicht auf offizielle KI-Angebote birgt Risiken. Fehlen sichere und einfach nutzbare Alternativen, entsteht häufig Schatten-KI durch die unkontrollierte Nutzung öffentlicher Dienste.

​Wir zeigen, welche Strategien und technischen Ansätze Organisationen für eine kontrollierte KI-Nutzung verfolgen können – von etablierten Plattformen und geschützten Betriebsmodellen bis zu spezialisierten Lösungen für klar abgegrenzte Verwaltungsaufgaben. Im Mittelpunkt stehen Datenminimierung, Auditierbarkeit, menschliche Kontrolle und reproduzierbare Ergebnisse. Anhand eines Praxisbeispiels zeigen wir zudem, wie sich wiederkehrende Aufgaben mithilfe vorstrukturierter und parametrisierbarer KI-Bausteine automatisieren lassen – ohne freies Prompting und mit einem Ansatz, bei dem vertrauliche Angaben vor der Verarbeitung durch das Sprachmodell geschützt werden.

​Die Inhalte im Überblick:

• ​Potenziale und typische Einsatzfelder von KI in der Verwaltung
• ​Datenschutz, Compliance und Governance als Rahmen für den KI-Einsatz
• ​Risiken von Schatten-KI und Wege zu einer kontrollierten Einführung
• ​Ansätze für datensparsame, nachvollziehbare und sichere KI-Automatisierung
• ​Praxisbeispiel: KI-Bausteine für wiederkehrende Verwaltungsaufgaben

Die Veranstaltung richtet sich an

​Fach- und Führungskräfte aus Verwaltung, Prozessmanagement, Digitalisierung, IT, Compliance und Datenschutz, die administrative Abläufe mit KI effizienter gestalten und zugleich sicher sowie regelkonform umsetzen möchten.​​