Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben binden Zeit und Personal. Künstliche Intelligenz kann solche Prozesse automatisieren. Doch häufig scheitert eine KI-Einführung, weil personenbezogene oder sicherheitsrelevante Daten im Spiel sind. Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO hat mit NAVA ein webbasiertes KI-Tool entwickelt, das Prozesse automatisiert und dabei Datenschutz, Informationssicherheit sowie rechtliche Vorgaben gewährleistet.
»Mit dem NAVA-Club schaffen wir einen geschützten Raum, in dem Organisationen mit unserem Tool konkrete KI-Anwendungen erproben und an ihre Anforderungen anpassen können«, sagt Christopher Ruff, Projektleiter am Fraunhofer IAO. Die Idee dahinter ist ganz einfach: Vor der KI-Verarbeitung ersetzt NAVA sensible Daten durch neutrale Platzhalter. Das angebundene Sprachmodell verarbeitet dadurch nur geschützte Inhalte. Im fertigen Ergebnis setzt NAVA die ursprünglichen Angaben automatisch wieder an den vorgesehenen Stellen ein. NAVA kann auf eigener oder selbst verwalteter Infrastruktur betrieben und mit einem geeigneten Sprachmodell verbunden werden. Die Datenhoheit bleibt bei der jeweiligen Organisation.
Vom ersten Anwendungsfall zur wiederverwendbaren Lösung
Mögliche Anwendungen für die KI-Automatisierung sind das Erstellen standardisierter Schreiben und Dokumente, das Vorbereiten von Bescheinigungen und Stellungnahmen, das Strukturieren und Prüfen von Informationen sowie die Unterstützung wiederkehrender Verwaltungs-, Freigabe- und Anfrageprozesse. Gemeinsam mit den beteiligten Unternehmen definiert das Fraunhofer IAO die jeweiligen Anforderungen an Infrastruktur, Sprachmodell, Datenschutz und organisatorische Regeln. Auf dieser Grundlage richtet das Fraunhofer IAO NAVA für die jeweilige Organisation ein und begleitet die Erprobung eines ersten Anwendungsfalls in einer geschützten Umgebung. Schulungen unterstützen die beteiligten Personen bei der Erprobung und Anpassung. Erfolgreiche Ansätze lassen sich später auf weitere Teams und Prozesse übertragen.
Community für praxistaugliche KI-Automatisierung
Mitglieder des NAVA-Clubs erhalten Zugang zur NAVA-Technologie und zum »PAM-Store«, der wiederverwendbare Prozessautomatisierungs-Module enthält. Das Fraunhofer IAO unterstützt bei der Einrichtung von NAVA, bei der Auswahl geeigneter Anwendungsfälle und bei der Anpassung von Automatisierungen. Workshops, Webinare, User Days und der Austausch mit anderen Organisationen ergänzen das Angebot. Mitglieder können zudem Anforderungen und Ideen in die Weiterentwicklung der Plattform einbringen.
Der NAVA-Club richtet sich an Organisationen mit verwaltungsintensiven Prozessen und hohen Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Governance oder regulatorische Compliance. Dazu zählen unter anderem Behörden, öffentliche Einrichtungen, Organisationen der kritischen Infrastruktur, Forschungseinrichtungen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen. Die jährliche Mitgliedschaft kostet 24 000 €. In drei kostenlosen Webinaren haben interessierte Organisationen die Möglichkeit, sich im direkten Austausch miteinander sowie mit den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern des Fraunhofer IAO über das NAVA-Tool zu informieren und auszutauschen.
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO