Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO

KI-Automatisierung für sichere Verwaltungsprozesse

NAVA »Niederschwelliges Automatisierungstool für Verwaltungsaufgaben«

Niederschwellig:

Fachbereiche beschreiben Aufgaben in Alltagssprache. NAVA macht daraus sichere Formulare, Prompts und KI-gestützte Workflows.

Datenschutz- und Compliance-orientiert:

Compliance, Dokumentationspflichten und knappe Ressourcen erhöhen den Verwaltungsaufwand. Starke Regulierung erschwert den Einsatz von KI. NAVA vereint KI-Automation mit Datenschutz & Compliance.

Skalierbar:

Wiederverwendbar für viele Verwaltungsaufgaben. Schnellere Bearbeitung, weniger Routineaufwand und ein einheitlicher Rahmen für verantwortungsvollen KI-Einsatz. Erstellen Sie sich selbst Automationen nach Ihren Anforderungen.

Gemeinsam praxistaugliche Anwendungen entwickeln, erproben und organisationsübergreifend nutzen

Die webbasierte Lösung des Fraunhofer IAO macht große Sprachmodelle für konkrete Verwaltungsprozesse nutzbar. Strukturierte und wiederholbare Automatisierungen werden über verständliche Formulare ausgeführt. 

Programmierkenntnisse oder Erfahrung mit der Formulierung von Prompts sind nicht erforderlich. Anders als bei einem allgemeinen KI-Chat werden Eingabemasken, Verarbeitungsschritte und Ausgabeformate einmal definiert und zentral gepflegt. So werden Ergebnisse vergleichbarer, bewährte Lösungen wiederverwendbar und der KI-Einsatz nachvollziehbarer. 

NAVA kann auf eigener oder selbst verwalteter Infrastruktur betrieben werden. Die Organisation wählt ein geeignetes Sprachmodell. Die Datenhoheit bleibt bei der jeweiligen Organisation. 

Schutz sensibler Daten 

NAVA ersetzt sensible Angaben vor der Verarbeitung durch neutrale Platzhalter. Das Sprachmodell verarbeitet dadurch nur geschützte Inhalte. Im fertigen Ergebnis setzt NAVA die ursprünglichen Angaben automatisch wieder an den vorgesehenen Stellen ein.

Leistungsumfang

Die Mitgliedschaft bietet alle Bausteine, die Organisationen benötigen, um einen geeigneten Anwendungsfall auszuwählen, die Lösung an ihre Anforderungen anzupassen und anschließend breiter einzusetzen.

In der Mitgliedschaft enthalten

Zugang zur NAVA-Technologie

Nutzung der Technologie im Rahmen der vereinbarten Mitgliedschaft.

Betrieb in einer kontrollierten Umgebung

Nutzung auf eigener oder selbst verwalteter Infrastruktur sowie Wahl eines geeigneten Sprachmodells.

Unterstützung durch das Fraunhofer IAO

Begleitung beim Onboarding, bei der Auswahl von Anwendungsfällen und bei der Anpassung von Automatisierungen.

Zugang zum PAM-Store

Wiederverwendbare Process Automation Modules (PAMs) als Ausgangspunkt für konkrete Anwendungsfälle.

Community- und Austauschformate

Workshops, Webinare, User Days und Erfahrungsaustausch mit anderen Organisationen.

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Zugang zur Weiterentwicklung der Plattform und Möglichkeit, Anforderungen und Ideen in die Roadmap einzubringen.

So funktioniert der Einstieg 

  1. Anwendungsfall auswählen: Gemeinsam identifizieren wir einen geeigneten ersten Prozess. Wir klären die Anforderungen an Infrastruktur, Sprachmodell, Datenschutz und organisatorische Rahmenbedingungen. 
  2. Agilen Piloten umsetzen: Wir stellen die NAVA-Instanz bereit und konfigurieren sie. Die beteiligten Personen werden geschult. Anschließend wird der erste Anwendungsfall in einer geschützten Umgebung getestet und angepasst. 
  3. Übertragen und skalieren: Erfolgreiche Ansätze lassen sich schrittweise auf weitere Teams und Prozesse übertragen. Gewonnene Erfahrungen können in die Community einfließen. 

Typische Anwendungsbeispiele für die KI-Automatisierung

  • Standardisierte Schreiben und Dokumente erstellen 
  • Bescheinigungen, Stellungnahmen und unterstützende Unterlagen vorbereiten 
  • Informationen aufbereiten, strukturieren und prüfen 
  • Wiederkehrende Verwaltungs- und Freigabeprozesse unterstützen 
  • Standardisierte Anfragen bearbeiten 
  • Organisationsspezifische Textentwürfe erzeugen 

Für wen eignet sich der NAVA Club?

Der NAVA Club richtet sich an Organisationen mit verwaltungsintensiven Prozessen und hohen Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit, Governance oder regulatorische Compliance. Dazu zählen insbesondere Behörden und öffentliche Einrichtungen, öffentliche Versorgungsunternehmen, Sicherheitsbehörden, Organisationen der kritischen Infrastruktur, Forschungseinrichtungen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen sowie weitere regulierte Organisationen oder Einrichtungen, die sensible Informationen verarbeiten.

Einstieg

In einem unverbindlichen Erstgespräch oder einem der kostenlosen Webinare stellen wir Ihnen NAVA und den NAVA-Club vor. Gemeinsam prüfen wir, welche Verwaltungsaufgaben in Ihrer Organisation für einen ersten Anwendungsfall geeignet sind. 

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  • Der NAVA-Club ist ein jährliches Mitgliedschaftsangebot. Mitglieder erhalten Zugang zur NAVA-Technologie, fachliche Begleitung durch das Fraunhofer IAO, wiederverwendbare Automatisierungen und verschiedene Austauschformate.

  • Nein. Die NAVA-Plattform ist der technologische Bestandteil eines umfassenderen Mitgliedschaftsangebots. Dazu gehören auch praktische Unterstützung, der PAM-Store, die Community und die kontinuierliche Weiterentwicklung. 

  • Process Automation Modules (PAMs) sind wiederverwendbare Automatisierungsmodule für konkrete Prozesse oder Verwaltungsaufgaben. Sie können als Grundlage für Anpassungen in unterschiedlichen Organisationen dienen. 

  • Nicht zwingend. Die Begleitung unterstützt bei der Auswahl und Anpassung geeigneter Anwendungsfälle. Der erforderliche technische und organisatorische Beitrag hängt vom jeweiligen Anwendungsfall und der Umgebung der Organisation ab. 

  • Mitglieder können bestehende Automatisierungen anpassen und eigene Automatisierungen für ihre Anforderungen entwickeln. Eigene Module können optional über den PAM-Store mit der Community geteilt werden.

  • Die konkrete Konfiguration richtet sich nach der Umgebung und den Anforderungen der Organisation. NAVA unterstützt den Betrieb auf eigener oder selbst verwalteter Infrastruktur. Details werden im Onboarding abgestimmt. 

  • Die Mitgliedschaft kostet 24 000 € pro Jahr. 

Referenzen und weitere Informationen

Webinar

KI-Automatisierung in der Verwaltung

Das kostenlose Webinar zeigt, welche Handlungsoptionen Künstliche Intelligenz (KI) Organisationen mit hohen Anforderungen an Verwaltungsprozesse bietet und wie sie erste Schritte sicher und kontrolliert gestalten können.

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