Agilität dank neuer Arbeits­umgebung

Sind neue Arbeitsumge­bungen Vorbild für alle Unternehmen?

»Zeig mir dein Büro und ich sage dir, wer du bist«: Um zu verstehen, wie ein Unternehmen tickt, hilft oft ein Blick in dessen Arbeitsumgebung. Udo-Ernst Haner hat die Arbeitsumgebungen der neuen Unternehmenszentralen von Microsoft Deutschland sowie der ZF Friedrichshafen konzeptionell geprägt und wissenschaftlich begleitet. Er erläutert im Interview, warum die Gestaltung von Arbeitsumgebungen immer mehr strategische Bedeutung erlangt und dabei zum Impulsgeber für eine organisationale Veränderung oder gar für einen Kulturwandel in Organisationen wird.

Herr Haner, wie sieht die ideale Arbeitsumgebung der Zukunft aus?

»Ideal« ist keine absolutes Maß. Erfolgsentscheidend ist, dass eine Arbeitsumgebung die dort stattfindenden Arbeitsprozesse und -strukturen bestmöglich unterstützt. Wir haben daher diese Strukturen bei Microsoft und ZF analysiert. Interne Vernetzung und mehr Flexibilität – das waren bei Microsoft und ZF, wie bei vielen anderen Unternehmen auch, die Hauptanforderungen. Um diesen zunehmend agilen Strukturen gerecht zu werden, haben wir ein Arbeits- und Bürokonzept entwickelt, das unterschiedliche Arbeitszonen für unterschiedliche Tätigkeiten bietet, anstatt grundsätzlich feste Arbeitsplätze »zuzuweisen«.

Welche Herausforderungen kommen mit einem entsprechend flexiblen Bürokonzept denn auf die Mitarbeiter zu?

Zunächst erfordert ein solches Konzept das Weiterentwickeln der persönlichen Arbeitsweise, wobei die Arbeitsumgebung noch mehr als gut ausgestatteter Werkzeugkasten für die eigene Arbeit begriffen wird. Eine solche Veränderung muss in jedem Fall im Sinne eines Change Managements vorbereitet und begleitet werden. Bei Microsoft war dies vergleichsweise eine kleinere Herausforderung, da die Vereinbarungen zu Vertrauensarbeitszeit und Vertrauensarbeitsort bereits eine sehr agile Arbeitsweise bewirkt hatten. Die neue, flexibel genutzte Arbeitsumgebung war hier der fehlende Baustein und rundet nun die organisationale Funktionsweise ab. Auch bei ZF war es eine strategische Entscheidung, mit einem innovativen und flexiblen Bürokonzept dem allgegenwärtigen Wandel zu begegnen. ZF hat sich bei der Gestaltung der neuen Unternehmenszentrale rechtzeitig die Frage nach einer zukunftsfähigen Arbeitsorganisation gestellt. Daher konnten wir unter Einbindung von Mitarbeitenden und Betriebsrat auf Basis einer fundierten Analyse ein innovatives, beispielgebendes Arbeitskonzept entwickeln.

Die Mitarbeitenden sind also mit im Boot, aber wie flexibel zeigte sich denn die obere Führungsebene?

So ein Veränderungsprozess macht nicht vor der Chefetage halt. Er ist für alle Beteiligten quer durchs Unternehmen ein Umgewöhnungs- und Lernprozess. Für die Akzeptanz und das Gelingen ist es natürlich ganz wesentlich, dass auch das obere Management einen solchen Prozess unterstützt und sich daran beteiligt. Bei Microsoft wurde das Konzept von der Geschäftsleitung 1:1 vorgelebt. Auch bei ZF hat der Konzernvorstand große Teile des Konzepts für sich selbst übernommen, etwa die Raummodule oder die Standardschreibtische.

Sind die neuen Arbeitsumgebungen Vorbild für andere Unternehmen?

Tatsächlich arbeiten immer mehr Unternehmen in diesen flexiblen und agilen Strukturen und hinterfragen daher auch die Zukunftsfähigkeit der eigenen räumlichen und technischen Arbeitsinfrastruktur. Dennoch lassen sich solche Konzepte nicht einfach per Blaupause auf andere Unternehmen übertragen. Jedes Unternehmen hat andere Bedarfe, die immer zuerst genau analysiert werden müssen, bevor ein zum Unternehmen passendes Konzept entwickelt werden kann. Wir stellen aber insgesamt fest, dass der Trend grundsätzlich weg vom festen Arbeitsplatz und hin zu flexiblen Arbeitsplatzangeboten geht. In jedem Fall sind das Hinterfragen der eigenen Arbeitsweise und die Weiterentwicklung der Arbeitsumgebung Impulsgeber für die Innovation der eigenen Organisation und somit ein wichtiger Stellhebel, um die Anforderungen des aktuellen digitalen Wandels zu meistern.