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Knowledge Work Performance Audit © oliver Hoffmann - Fotolia.com

Wissensarbeit gestalten

Die Arbeitsumgebung und die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten müssen so gestaltet werden, dass sie ihre Tätigkeit möglichst effizient und ohne Produktivitätsverluste ausführen können. Überall, wo in Produktion oder Verwaltung klar strukturierte Tätigkeitsprofile vorzufinden sind, ist diese Zielvorgabe eine Selbstverständlichkeit. Im Bereich der Wissensarbeit dagegen ist das Performance-Niveau weit entfernt von einem Optimum. Weil die Arbeit der Knowledge Worker äußerst komplex und kaum planbar ist, müssen Maßnahmen zur Unterstützung dieser Beschäftigtengruppe vielfältige Einflussgrößen und Gestaltungsfelder berücksichtigen. Mit dem Knowledge Work Performance Audit des Fraunhofer IAO können Unternehmen nun rasch und zielgerichtet die Performance-Situation ihrer Wissensarbeiter beurteilen und die Wissensarbeit in ihrem Unternehmen optimieren.

Knowledge Worker: Die Leistungsträger der Zukunft

Wissensarbeiter stellen mit über 40 Prozent die größte Beschäftigtengruppe in Deutschland dar und ihr Anteil steigt. Sie haben die Aufgabe Informationen, Ideen und Know-how zu verknüpfen. Damit tragen sie grundlegend zum Erfolg von Unternehmen bei.

Perfomance der Wissensarbeit als Herausforderung

Neueste Studien des Fraunhofer IAO belegen zudem: Das Performance-Niveau anspruchsvoller Büroarbeit liegt derzeit bei maximal 60 Prozent. Bei den Wissensarbeitern gibt es also ein hohes ungenutztes Produktivitätspotenzial. Dieses besser zu nutzen, ist für die Unternehmen bereits heute eine grundlegende Aufgabe – auch, weil die Anzahl und die Bedeutung der Knowledge Worker weiter zunehmen wird.

Arbeitsgestaltung als Hebel für mehr Produktivität

Knowledge Worker arbeiten in einem Spannungsfeld zwischen Kooperation, Individualität und Diversität. Auch deshalb ist Wissensarbeit nur in geringem Umfang planbar. Wann sie welche Ergebnisse erzielt und auf welchem Weg diese erreicht werden, lässt sich nicht in vorab strukturierten Prozessen beschreiben. Dennoch kann die Effizienz von Knowlege Workern gezielt gefördert werden: Zum einen durch eine Umgebung, die vernetztes und flexibles Arbeiten ganzheitlich unterstützt. Und zum anderen durch spezielle Führungskonzepte, die gezielt auf selbstbewusst agierende und hoch vernetzte Spezialisten ausgerichtet sind. Sie stärken die Motivation nachhaltig. Damit die bisher ungenutzten Performance-Potenziale der Wissensarbeiter erschlossen Werden können, ist es notwendig, die Arbeitsumgebung und die Arbeitsbedingungen optimal zu gestalten und damit die Voraussetzungen für ein erfolgreiches selbstbestimmtes Arbeiten zu schaffen. Geeignete Maßnahmen müssen entwickelt und im Unternehmen verankert werden. Sie setzen an den richtigen »Stellschrauben« an, um das Engagement der Knowledge Worker zu verstärken und sie in ihrer Arbeit zielgerichtet zu führen. Eine systematische Herangehensweise stellt dabei sicher, dass alle wesentlichen Einflussbereiche für die Gestaltung der Wissensarbeit berücksichtigt werden.

Das Knowledge Work Performance Audit

Um Unternehmen einen raschen und umfassenden Überblick über die Situation ihrer Wissensarbeiter bieten zu können, wurde am Fraunhofer IAO ein spezieller Auditierungsprozess entwickelt: Beim Knowledge Work Performance Audit nehmen die Experten des Instituts zuerst eine systematische Abgrenzung des Untersuchungsbereichs vor und legen die zu vergleichenden Bereiche fest. Darauf folgen eine gezielte Analyse von Dokumenten und strukturierte Experteninterviews mit ausgewählten Verantwortlichen im Unternehmen. Die Ergebnisse aus der Dokumentenanalyse und dem rund vierstündigen Interview Werden danach anhand von Kennzahlen und Grafiken gut überschaubar aufbereitet und die prioritären Handlungsfelder festgestellt. Abschließend präsentieren die Auditoren die Analyseergebnisse und erarbeiten mit der Geschäftsleitung die nötigen Schritte zur Verbesserung der Performance ihrer Wissensarbeiter.

Vorteil 1: Sofortiger Nutzen

Bereits während der Interviews durch die Experten des Fraunhofer IAO erhalten die Verantwortlichen im Unternehmen einen breit gefächerten Überblick über spezielle Bedürfnisse von Wissensarbeitern und lernen verschiedenste Ansätze zur produktiven Gestaltung von Wissensarbeit kennen. Im Nachgang zu den Gesprächen geben die Fraunhofer Experten dann eine detaillierte Beurteilung der im Unternehmen bereits umgesetzten Maßnahmen sowie des konkreten Handlungsbedarfs ab. Auf Basis der Erfahrung aus verschiedensten Umsetzungsprojekten und dem Know-how aus der Erforschung der Wissensarbeit bestimmen sie die je nach Unternehmen zu beachtenden Prioritäten, Schwerpunkte und Abhängigkeiten. Um die im Rahmen des Knowledge Work Performance Audit umgesetzten oder geplanten Maßnahmen zu bewerten, werden diese anhand verschiedener Bewertungskriterien zu Wirkung, Systematik, Breite und Akzeptanz geprüft.

  • Welchen Wirkungsgrad erreicht sie?
  • Ist ihre Umsetzung optimal ausgestaltet?
  • Kann sie die gesamte Zielgruppe erreichen?
  • Wird sie von den Mitarbeitern auch umgesetzt?

Vorteil 2 : Sofort umsetzbar

Mit dem Knowledge Work Performance Audit haben die Experten des Fraunhofer IAO ein Instrument erarbeitet, das bewusst keine breite Erhebung innerhalb der Belegschaft erforderlich macht. Stattdessen nutzen sie die Expertise der Geschäftsführung. Standardisierte Methoden für die Vorbereitung und Durchführung der Interviews und praxisbewährte Instrumente für die Analysen stellen dabei aussagekräftige und belastbare Ergebnisse sicher. Diese Vorgehensweise ermöglicht sehr kurze Durchlaufzeiten von nur vier Wochen – vom Start der Auditierung bis zur Abschlusspräsentation.

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